Ieder project uitvoeren in harmonie met de omgeving

Hoe krijg je als projectleider kabels & leidingen de omgeving mee?

Iedere projectleider kabels & leidingen krijgt ermee te maken: omgevingsmanagement. Zoveel mensen, zoveel wensen. Het voorkomen van problemen met de omgeving en aanwezige stakeholders kan een frustrerende bezigheid zijn. Mensen zijn vaak onvoldoende geïnformeerd over de werkzaamheden, waardoor ze zelf stukken informatie op basis van aannames gaan invullen. Ook worden mensen vaak verrast door niet aangekondigde geluids- of stankoverlast, of andersoortige hinder. Goed omgevingsmanagement is dus het sleutelwoord.

Bij omgevingsmanagement draait alles om de juiste communicatie op het juiste tijdstip. Kom in beeld bij mensen die belang hebben bij de omgeving waar het project zich afspeelt, praat met hen, geef inspraak, maak duidelijk dat zij gehoord worden en laat zien wat je effectief met hun input doet. Om dit vloeiend te laten verlopen, kan omgevingsmanagement al in het initiële ontwerpplan worden meegenomen.

Zeg wat je doet en doe wat je zegt

Er wordt vandaag de dag hard gewerkt aan het veroorzaken van minder hinder. Als projectleider vind je het volkomen logisch dat bij projecten zo min mogelijk overlast voor de omgeving plaatsvindt en je doet er alles aan om dat waar te maken. Daarbij ga je ervan uit dat de omgeving dat weet te waarderen. De mensen in de omgeving weten echter niet welke verstrekkende maatregelen al genomen zijn ten gunste van hun rust en woongenot. Voor hen staat de teller op ‘nul’ en zij zullen vallen over de dingen die ze wel als storend ervaren. Informeer daarom de omgeving op voorhand welke maatregelen op eigen initiatief al genomen zijn om de buurt te ontzien. Leg uit welke hinder er voorkomen wordt. Vertel waar men eventueel nog wel last van kan hebben, maar leg duidelijk uit waarom dit niet anders kan.

Timing is een belangrijke factor. Door omgevingsmanagement een mooie prioriteit op de agenda te geven, kan dit een actieve rol spelen in het ontwerpplan. Stel voor het project een communicatieteam op dat als een spin in het web zorgt voor een soepel verloop van informatieverkeer binnen de driehoek ‘opdrachtgever – aannemer – omgeving’. Begin op tijd met het informeren per brief welke werkzaamheden de omgeving mag verwachten, op welke tijdstippen en welke hinder dat met zich mee kan brengen. Wees bereikbaar voor de burgers in kwestie, door hen correspondentiegegevens te geven. In veel gevallen is het goed om voor aanvang van het project een inspraakavond te organiseren waarop de buurt geïnformeerd wordt, men vragen kan stellen en laat de buurt een klankbordgroep oprichten, met een woordvoerder. Rechtstreeks communiceren met deze woordvoerder kan veel vragen en ergernis voorkomen, tevens zal bij een goed geoliede relatie de woordvoerder optreden als ambassadeur van het project. Zeg altijd wat je doet en doe altijd wat je zegt is een motto dat zeker helpt bij een naadloze samenwerking met de omgeving.

Omgevingsmanagement is ook verwachtingsmanagement

Wanneer je als projectleider goed luistert naar de zorgen die de omgeving nog steeds heeft, nadat de eerste informatie verstrekt is, dan kun je daar in het uiteindelijke ontwerpplan rekening mee houden. Omgevingsmanagement is voor een groot deel ook verwachtingsmanagement. Een goed voorbeeld: je legt al zoveel mogelijk uit welke technieken er toegepast gaan worden binnen het project en welke machines daarvoor gebruikt zullen worden. Je hebt uitgelegd dat er HDD-boringen zullen plaatsvinden om kabels en leidingen te kunnen kruisen, zonder dat er sleuven gegraven hoeven te worden. De bewoners zullen ongetwijfeld waardering hebben voor het feit dat er geen wegdelen opengebroken zullen worden, maar horen ook dat er sprake is van ‘boringen’. Binnen hun referentiekader is een boor een apparaat dat gaten en herrie maakt. Daarom is het goed om een stap verder te gaan in de uitleg. De omgeving verwacht een luidruchtig boorproces, jij legt uit dat dit eigenlijk een heel stil proces is, dankzij het gebruik van boorvloeistof zijn er nagenoeg geen trillingen waarneembaar.

Maak gebruik van alle technische gegevens en ondersteunende middelen die ter beschikking staan om de omgeving in begrijpelijke taal te informeren. Zelfs de aannemer heeft veel aan die informatie. Dutch Tunnel Engineering heeft onlangs een ‘Handboek Sleufloze Technieken‘ geschreven, waarin alle technologie en toegepast materieel een heldere uitleg krijgt. Tekst en afbeeldingen wisselen elkaar af. Begrijpelijke taal met goede te begrijpen tekeningen zorgen ervoor dat zelfs een leek weet waar hij of zij aan toe is. Door -met toestemming van DTE- tekst en beeld strategisch in te zetten, worden er al veel vragen vanuit de omwonenden beantwoord. Dat schept rust aan zowel de kant van de opdrachtgever, de aannemer en de particulier.

Met de juiste manieren van communiceren en door op de juiste tijdstippen informatie te verschaffen kan een project volledig in harmonie met de omgeving uitgevoerd worden.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel. Wij helpen u graag verder, klik hier en kom in contact.

Auteur: Rosella Krot
Directeur Dutch Tunnel Engineering